# 付款通知：定义、发送时机与免费模板

> 面向 SaaS 创始人的付款通知指南。了解付款通知是什么、买卖双方何时发送、有哪些格式，以及现代计费如何自动化整个流程。
- **Author**: Aarthi Poonia
- **Published**: 2026-06-07
- **Category**: Payments, Accounting, Glossary
- **URL**: https://dodopayments.com/blogs/zh/remittance-advice-guide-templates

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付款通知是买方向供应商发送的一种通知，用于确认付款已经完成或即将完成。它会告知供应商该笔付款对应的发票、付款金额、付款方式以及预计结算日期。对于通过银行转账向 B2B 客户收款的 SaaS 企业来说，付款通知是关键的对账工具。

本指南将介绍付款通知的使用场景、标准格式、应包含的信息，以及现代计费系统如何自动化整个流程，让财务团队不必为了对账反复追踪邮件。

## 付款通知的作用

当买方通过银行转账（电汇、ACH、SEPA）向供应商付款时，供应商会在银行账户中看到一笔入账，但通常无法立即确定这笔款项对应哪张发票。一家 B2B SaaS 企业在周二收到 12,000 美元入账时，可能面对以下几种情况：

- 某位客户的年度续费
- 不同客户的两份半年期合同
- 某张大额发票的部分付款
- 多张发票合并后的付款

付款通知可以弥合这一信息缺口。它由买方（通常是买方的应付账款团队）发送给供应商，并列出：

- 买方名称和参考信息
- 付款日期和金额
- 付款方式（ACH、SEPA、电汇、支票）
- 已支付的发票编号，以及分配到每张发票的金额
- 任何扣减项（提前付款折扣、已应用的贷项通知单）
- 用于在银行系统中追踪的参考信息/付款 ID

供应商的应收账款团队会利用这些信息，将银行入账匹配到会计系统中的正确发票，结清应收账款余额，并核对任何部分付款或扣减项。

## 付款通知的使用场景

付款通知通常出现在以下几种特定场景中：

### 1. 通过电汇或 ACH 进行 B2B SaaS 计费

支付年度合同的企业客户通常会选择银行转账，而不是银行卡。付款通知会告诉 SaaS 财务团队本次付款对应哪份合同，并让他们能够将发票标记为已结算。

### 2. 多张发票批量付款

大型客户有时会通过一笔转账批量支付多张发票（"支付 11 月的发票"）。付款通知会列出这笔总额具体涵盖哪些发票。

### 3. 部分付款或扣减

当买方对发票的一部分提出异议，或使用提前付款折扣时，实际支付金额会低于发票面额。付款通知会记录扣减原因，避免应收账款团队将其标记为少付款。

### 4. 带外汇兑换的跨境付款

国际电汇到账金额可能经过外汇调整，因而与发票币种金额不完全一致。通常，这是因为代理银行在转账途中扣除了费用，或兑换采用了没人向你报价的汇率。付款通知会将实际收款金额与发票金额对应起来，并解释任何外汇差额；而[这些扣减和短款背后的运作机制](https://dodopayments.com/blogs/global-payouts)则说明了差额为何会出现。

### 5. 预扣税

某些司法管辖区要求买方对向外国供应商支付的特定款项进行预扣税。付款通知会列出发票总额、预扣税金额以及净电汇金额。

## 付款通知应包含哪些内容

标准付款通知通常包含以下字段：

| 字段         | 示例                           | 用途                   |
| ------------ | ------------------------------ | ---------------------- |
| 日期         | 2026-06-15                     | 通知发出的日期         |
| 买方名称     | Acme Corp                      | 付款方                 |
| 买方参考信息 | AP-2026-001234                 | 内部追踪               |
| 供应商名称   | Your SaaS Inc                  | 收款方                 |
| 付款方式     | ACH                            | 资金转移方式           |
| 付款日期     | 2026-06-17                     | 资金到账日期           |
| 银行参考信息 | ACH-789456                     | 银行系统中的追踪 ID    |
| 发票列表     | INV-001 $5,000；INV-002 $7,000 | 各发票的分配金额       |
| 付款总额     | $12,000                        | 分配金额总和           |
| 扣减项       | $0（或具体明细）               | 折扣、预扣税、争议金额 |
| 净额         | $12,000                        | 供应商实际收到的金额   |
| 联系人       | ap@acme.com                    | 有问题时的咨询对象     |

对于 SaaS 供应商来说，最重要的字段是发票列表和银行参考信息。缺少这两项，将入账匹配到发票就会变成一项侦探工作。

## 付款通知的格式

全球没有统一的标准。常见格式包括：

### 纯文本邮件或 PDF

最简单的格式：买方的应付账款团队通过邮件向供应商发送 PDF，或在邮件正文中以结构化形式列出发票和金额。制作简单，但容易归档错误，也很难自动完成匹配。

### 结构化电子表格（CSV 或 Excel）

在邮件中附上 CSV，每张发票对应一行。更便于通过程序解析，在中型市场的应付账款部门中很常见。

### EDI 820（以美国为中心）

用于付款通知的电子数据交换标准。在大型美国企业中使用广泛，但双方都需要具备 EDI 基础设施。

### ISO 20022 pain.002 / camt.054

用于付款状态和付款通知信息的国际银行标准。随着银行升级其消息系统，这种格式正变得越来越普遍。

### 嵌入支付通道

某些支付通道（带结构化付款通知的 SEPA Credit Transfer、实时支付）会将付款通知信息直接放入支付消息中。供应商无需单独的文件；银行对账单会包含发票参考信息。

## 为什么 SaaS 很少为银行卡付款使用付款通知

银行卡付款不需要付款通知，原因包括：

- 卡处理商确切知道哪位客户完成了付款（银行卡是针对特定订阅扣款的）
- 卡处理商的结算文件会列出每一行交易对应的客户/订阅
- 供应商的计费系统已经建立了发票与扣款之间的映射

这正是以银行卡优先的 SaaS 计费模式在运营上的优势之一。对账是自动完成的。而基于电汇的开票则需要通过付款通知流程，手动或借助集成完成匹配和对账。

## 付款通知模板示例

下面是买方可以发送的简易邮件模板（SaaS 供应商也可以将其加入面向 B2B 客户的入门文档中）：

```text
主题：来自 Acme Corp 的付款通知 - $12,000 - 2026-06-17

你好：

特此通知，我们已于 2026-06-17 通过 ACH
发起一笔 12,000 美元的付款。以下是该笔付款在你方发票中的分配情况：

  发票 INV-001  $5,000.00
  发票 INV-002  $7,000.00
  ------------------------
  总计           $12,000.00

付款方式：ACH
银行参考信息：ACH-789456
预计结算时间：1-2 个工作日

请将这笔付款应用于上述发票。如有任何问题，
请通过 ap@acme.com 联系我们的应付账款团队。

此致
Acme Corp 应付账款团队
```

对于大批量付款，可以用 CSV 附件替代邮件正文，并在其中为每张发票列出一行。

## 没有付款通知会出现什么问题

在 SaaS 财务中，没有付款通知时，常见的问题流程如下：

1. 客户通过 ACH 支付 12,000 美元
2. 供应商的银行对账单显示"来自 Acme Corp 的 ACH 入账 12,000 美元"
3. 供应商的应收账款团队必须猜测这笔付款对应 Acme 的三张未结发票中的哪一张
4. 他们可能将付款应用到错误的发票上，导致旧发票仍未结清，而近期发票却出现超额付款
5. 当客户因旧发票收到催款邮件并致电询问时，双方都要花时间对账
6. 由于正确的发票未能及时结清，DSO 上升

如果有 50 个企业客户每月付款，这种情况会转化为一项不可忽视的财务管理成本。

> SaaS 财务团队之所以请求客户使用银行卡付款，并不是因为费率更低，而是因为对账更简单。银行卡付款会自动与发票匹配。电汇则要求你为每笔入账进行侦探式核对。
>
> \- Ayush Agarwal，Dodo Payments 联合创始人兼 CPTO

## 现代计费如何降低付款通知的处理成本

以下几种做法可以消除或自动化付款通知处理流程：

### 1. 默认优先使用银行卡

尽可能让更多客户使用保存卡信息的计费方式。只有在确有企业采购要求时，才保留发票计费。

### 2. 为每张发票设置唯一付款参考信息

在每张发票中加入唯一的参考代码（"请在电汇中备注 INV-12345"）。这样可以将匹配工作交给买方的银行消息，而这些消息可以自动解析。

### 3. 支持自助发票付款的客户门户

通过托管门户，客户可以点击"支付此发票"，使用 ACH 或电汇付款，并直接提交银行信息。这样可以自动生成结构化的付款通知数据。

### 4. 与应付账款网络集成

中型市场和企业级应付账款团队会使用应付账款网络（Bill.com、Coupa、Tipalti），这些网络可以通过 EDI 或 ISO 20022 发送结构化付款通知。与这些网络集成的 SaaS 计费系统能够获得清晰的对账数据。

### 5. 通过 MoR（名义商户）收款

当你通过[MoR（名义商户）](https://dodopayments.com/blogs/what-is-a-merchant-of-record)销售时，MoR 会从最终客户处收款（通过银行卡、数字钱包或本地支付通道），再通过清晰的平台级结算文件向你付款。客户侧的付款通知复杂性由 MoR 负责。Dodo Payments 支持在 220 多个国家和地区、通过 40 多种本地支付方式完成这一流程。

## 付款通知快速检查清单

对于收款的 SaaS 供应商：

- [ ] 在每张发票中加入唯一的发票参考信息
- [ ] 在应收账款入门流程中明确付款通知的格式要求
- [ ] 使用能够自动核对已知付款方式的计费系统
- [ ] 将持续无法对账的付款方统一引导至保存卡信息的付款方式
- [ ] 每周将银行入账与付款通知进行对账，而不是等到季度末

对于向 SaaS 供应商付款的买方：

- [ ] 每次批量付款都发送付款通知
- [ ] 包含供应商的发票参考信息，而不仅是内部采购订单号
- [ ] 明确列出扣减项及其原因代码
- [ ] 如果银行支持，请使用 ISO 20022 或 EDI 820

## 常见问题

### 什么是付款通知？

付款通知是买方向供应商发送的一份文件，用于确认付款已经完成，并说明该笔付款对应哪些发票。当仅凭银行入账无法明确付款分配情况时，付款通知可以帮助完成对账。

### 付款通知和收据是一回事吗？

不是。收据由卖方发送给买方，用于确认已经收到付款。付款通知则由买方发送给卖方，用于告知对方即将或已经完成付款。发送方向不同，目的也不同。

### 银行卡付款需要付款通知吗？

不需要。银行卡付款会由卡处理商提供完整的交易级明细，因此卖方已经知道付款对应哪位客户和哪张发票。付款通知主要用于银行转账付款（ACH、SEPA、电汇）。

### 付款通知应使用什么格式？

这取决于接收方。小批量付款可以使用简单的邮件或 PDF；中等批量可以使用 CSV 或电子表格；大批量企业付款则可以使用 EDI 820 或 ISO 20022。合适的格式，就是接收方计费系统能够自动解析的格式。

### MoR（名义商户）会如何影响付款通知处理？

MoR（名义商户）从最终客户处收款，再通过单个平台结算向你付款，从而消除你这边按客户逐一处理付款通知的问题。MoR 的结算文件会准确告诉你，平台级付款涵盖了哪些订阅和客户。

## 结论

对于通过银行转账收款的 B2B SaaS 企业来说，付款通知解决了一个真实存在的对账问题。要在规模化运营中解决这一问题，重点并不是改进付款通知处理，而是将付款结构转向自带对账数据的方式（银行卡付款、MoR 结算、结构化银行支付通道）。

对于希望彻底摆脱整个对账问题的全球 SaaS 企业，[Dodo Payments](https://dodopayments.com) 会通过单一的 MoR 付款完成所有客户收款结算。查看[定价](https://dodopayments.com/pricing)。
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