# 预形式发票与正式发票：区别、模板及各自适用场景 > 对比预形式发票与正式发票，介绍两者的定义、何时发送预形式发票、法律和税务影响，以及 SaaS 团队如何在 B2B 计费中使用两者。 - **Author**: Ayush Agarwal - **Published**: 2026-06-10 - **Category**: Billing, Invoicing, Glossary - **URL**: https://dodopayments.com/blogs/zh/proforma-invoice-vs-invoice --- 预形式发票是卖方在交易完成前发送给买方的初步文件。它看起来像发票，但并不是发票。普通发票（有时称为"税务发票"或"商业发票"）是正式的付款要求，会产生会计和税务义务。 对于拥有 B2B 客户的 SaaS 企业，了解何时发送预形式发票、何时发送正式发票，有助于避免会计混乱、税务风险和客户异议。本指南将解释两者的区别、典型使用场景，以及主要司法管辖区中的相关规则。 ## 快速对比 | 维度 | 预形式发票 | 发票 | | ------------------ | ------------------------------ | ---------------------- | | 用途 | 报价 / 预览 / 承诺文件 | 付款要求 | | 是否触发税务义务 | 否 | 是 | | 是否触发应收账款 | 否 | 是 | | 客户是否可据此付款 | 有时可以（部分司法管辖区允许） | 是 | | 是否包含发票编号 | 有时包含（需明确标注"预形式"） | 是，使用正式连续编号 | | 对卖方的法律承诺 | 较弱（仅用于预览） | 强（具有约束力的销售） | | 发送时间 | 交易确认前 | 销售完成后 / 销售时 | 最简单的理解方式是：预形式发票是一份"如果你继续交易，正式发票将呈现的样子"的文件。交易真正确定后，才会生成正式发票。 ## 预形式发票包含哪些内容 预形式发票通常包括： - 醒目标注"PROFORMA"或"PROFORMA INVOICE" - 卖方名称和地址 - 买方名称和地址 - 商品或服务描述 - 数量、单价、总价 - 预计税额（明确标注为预计金额） - 付款条款和可接受的付款方式 - 有效期（预形式发票通常在 30 至 90 天后失效） - 注明这不是税务发票 其中不包括： - 卖方正式发票序列中的正式发票编号（有时会使用单独的预形式发票编号） - 确定的税额（这些内容应出现在正式发票上） - 要求立即付款的措辞 ## SaaS 何时使用预形式发票 ### 1. 年度合同销售（最常见） 一名销售代表正在推进一笔 B2B SaaS 交易，合同金额为每年 50,000 美元，为期 3 年。客户的采购团队需要一份准确说明应付金额的文件，之后才能签发采购订单。卖方发送一张金额为 50,000 美元（第 1 年）的预形式发票。客户引用该预形式发票签发采购订单。合同签署后，卖方再开具正式发票。 ### 2. 海关和进口文件 如果 SaaS 企业需要寄送任何实体组件（硬件、品牌周边商品、USB 安全密钥），可能会在发货前向客户的报关代理发送预形式发票。与纯软件相比，这种情况在带有硬件环节的 SaaS 业务中更常见。 ### 3. 需要银行审批的国际付款 在某些司法管辖区，买方银行要求提供预形式发票，才能为国际电汇放行外币。预形式发票用于记录该笔电汇所支付的交易。 ### 4. 带承诺的报价流程 一些销售流程会将预形式发票作为具有明确接受路径的"软报价"。客户通过数字方式或电子邮件接受预形式发票，交易随之转化，之后再发送正式发票。与普通报价相比，这种模式更加完整，因为它包含更详细的付款指引。 ### 5. 试用转付费的价格预览 对于将试用客户转化为付费客户的 B2B SaaS 企业，在试用期结束前 7 天发送预形式发票，可以让客户准确了解将被收取的金额。许多企业买方希望在实际扣款前先查看这份预览。 ## SaaS 何时发送普通发票 对于大多数 SaaS 计费场景，普通发票会在计费事件发生时发送： - 订阅续费：在续费日期开具发票 - 按用量计费：在用量周期结束时开具发票 - 一次性购买：在销售完成时开具发票 - 实施费用：在服务交付时（或按照合同约定）开具发票 普通发票会形成应收账款余额和税务义务，也是销售交易的正式记录。 ## 法律和税务差异 ### 预形式发票不是税务文件 预形式发票不会进入卖方的税务记录，不会触发增值税、销售税或 GST 的收取，也不会产生买方申报进项税抵扣所需的税务发票义务。 正式发票开具后，以下事项才会发生： - 卖方确认收入（具体取决于权责发生制或收付实现制会计规则） - 买方可以申报进项 VAT 抵扣（如适用） - 交易进入卖方的税务申报 - 买方的应付账款余额更新 ### 特定司法管辖区中的预形式发票 - **EU VAT**：预形式发票可以在纳税时点前发送。必须明确标注"proforma invoice"，且不得包含卖方税务发票序列中的正式发票编号。 - **UK VAT**：HMRC 将预形式发票视为非 VAT 文件。客户申报进项税时必须使用正式 VAT 发票。 - **India GST**：预形式发票不是 GST 发票。买方不能据此申报进项税抵扣。供应商必须开具正式 GST 发票，税款才能按规定流转。 - **US sales tax**：预形式发票不会产生销售税后果。触发销售税义务的是正式发票。 > 如果买方要求提供预形式发票，却试图像支付正式发票一样据此付款，卖方就会面临对账问题：款项已经到账，但税务发票尚未开具。收到付款后，务必立即发送正式发票。 > > \- Ayush Agarwal，Dodo Payments 联合创始人兼 CPTO ## 从预形式发票到正式发票的流程 一个清晰的流程如下： ```mermaid flowchart LR A[客户请求报价] -->|"准备预形式发票"| B[发送预形式发票] B -->|"客户批准"| C[客户签发采购订单] C -->|"销售合同签署"| D[发送正式发票] D -->|"客户付款"| E[对账并确认收入] ``` 每一步都有明确的交接。预形式发票可以在销售流程中停留数周而不会产生后果。但正式发票一旦开具，会计和税务计时就会开始。在越来越多的司法管辖区，最后一步还必须使用结构化、机器可读的文件，而不是 PDF；这正是[电子发票法规如今对正式发票的要求](https://dodopayments.com/blogs/e-invoicing-compliance-global-saas)，即使预形式发票仍不在适用范围内。 ## 预形式发票模板 一个简洁的预形式发票模板： ```text PROFORMA INVOICE 预形式发票编号：PRO-2026-0001 日期：2026-06-15 有效期至：2026-08-15 卖方：Your SaaS Inc 123 Main St, San Francisco, CA 94105 买方：Acme Corp 456 Market St, New York, NY 10001 收件人：应付账款部门 描述 数量 单价 总价 ----------------------------------------------------------------------- 年度 Pro 订阅 - 2026/2027 1 $50,000 $50,000 实施服务 1 $10,000 $10,000 ----------------------------------------------------------------------- 小计 $60,000 预计销售税（NY @ 8.875%） $5,325 预计总计 $65,325 付款条款：发票开具日起 Net 30 付款方式：ACH、电汇、支票 注意：这是一份仅用于报价和规划的预形式发票。 它不是税务发票，也不会产生付款义务。合同签署后将开具正式发票。 ``` 请确保： - 在顶部醒目标注"PROFORMA INVOICE" - 使用预形式发票专属编号，而不是正式发票序列中的编号 - 标明有效期 / 到期日 - 将预计税额标注为预计金额 - 注明这不是税务发票 ## 常见错误 ### 1. 将预形式发票当作正式发票 有时客户会直接依据预形式发票付款。如果卖方之后没有及时开具正式发票，会计记录和税务记录就会不同步。预形式发票收到付款后，务必立即开具正式发票。 ### 2. 将预形式发票编号重新用作正式发票编号 预形式发票应使用独立的编号序列。将预形式发票编号重新用作正式发票编号，会使审计轨迹变得混乱。 ### 3. 让预形式发票不断累积而不转化 销售流程中充满未转化的预形式发票，通常意味着销售活动已经过时。预形式发票应设置有效期（30 至 90 天），并且应转化为正式发票或关闭。 ### 4. 在普通销售中用预形式发票代替报价单 对于简单报价，使用普通报价文件比预形式发票更清晰。预形式发票应保留给那些需要"这就是未来发票样式"这种正式文件的交易。 ## 预形式发票与 MoR（名义商户）计费 当 SaaS 通过[MoR（名义商户）](https://dodopayments.com/blogs/what-is-a-merchant-of-record)销售时，MoR（名义商户）是法律上的卖方。如果向客户发送预形式发票，应以 MoR（名义商户）的身份开具，因为最终正式发票也将由 MoR（名义商户）开具。 对于 Dodo Payments，平台会代表你处理订阅和一次性交易的发票开具。企业交易的预形式发票流程可以按照 MoR（名义商户）的计费身份进行配置，从而保持清晰、完整的文件记录。 ## 常见问题 ### 什么是预形式发票？ 预形式发票是一份初步文件，用于预览未来正式发票的样式。它可用于报价、海关文件、银行电汇预审批和采购流程。它不会产生会计或税务义务。 ### 客户可以依据预形式发票付款吗？ 在部分司法管辖区可以，尤其是需要预付款文件的国际电汇场景。在其他地区，买方的应付账款系统可能不会在没有正式发票的情况下处理付款。收到依据预形式发票支付的款项后，务必及时开具正式发票。 ### 预形式发票和报价单是同一种东西吗？ 两者相似，但预形式发票更加正式。报价单通常是销售估算，而预形式发票采用发票结构，用于接收方需要发票格式文件的流程（如海关、银行审批和采购）。 ### 预形式发票会触发 VAT 或销售税吗？ 不会。预形式发票不是税务文件。VAT、GST 和销售税义务由正式发票触发，而不是由预形式发票触发。 ### MoR（名义商户）如何处理预形式发票？ 当 MoR（名义商户）是法律上的卖方时，任何预形式发票都应以 MoR（名义商户）的身份开具。交易完成后，MoR（名义商户）的计费系统会负责将预形式发票转换为正式发票。 ## 结论 预形式发票和正式发票有不同的用途。预形式发票适用于预览、规划和由采购驱动的流程；正式发票则用于提出实际付款要求，并生成会计和税务记录。将两者混淆会导致对账和审计问题。 对于希望在全球税务司法管辖区内处理计费的 SaaS 企业，[Dodo Payments](https://dodopayments.com) 以 MoR（名义商户）的身份处理发票生成和税款代缴。查看[定价](https://dodopayments.com/pricing)。 --- - [More Billing articles](https://dodopayments.com/blogs/category/billing) - [All articles](https://dodopayments.com/blogs)