# 发票与收据：主要区别以及何时使用 > 发票与收据详解：发票要求付款，收据证明付款已完成。比较两者的字段、时间、税务作用，以及 SaaS 如何处理这两种文件。 - **Author**: Deepak Jangir - **Published**: 2026-10-04 - **Category**: Billing, Finance - **URL**: https://dodopayments.com/blogs/zh/invoice-vs-receipt --- 发票与收据的核心区别在于时间和用途：发票要求付款，而收据证明款项已经支付。发票在资金转移之前开具，其中会显示应付金额和到期日；收据则在资金转移之后开具，其中会显示已付金额、付款日期和付款方式。 这听起来很简单，对于咖啡店来说确实如此。但对于自动扣款并跨境销售的 SaaS 企业来说，两者的界限很快就会变得模糊。一次通过银行卡支付的订阅续费，通常会生成一份同时具备两种功能的文件。本指南将介绍两种文件分别是什么、必须包含哪些内容、灰色地带在哪里，以及在费用、税务和 VAT 退税方面你实际需要哪一种文件。 ## 发票与收据：简要答案 可以把这两种文件看作支付前后的两个端点。 - **发票**是一项付款请求。它表示："你需要在这个日期之前，就这些商品或服务向我们支付这笔金额。"它会为卖方形成应收账款，为买方形成应付账款。 - **收据**是一项确认。它表示："我们已在这个日期通过这种方式收到这笔金额。"它完成支付闭环，并作为购买凭证。 如果客户在销售发生时立即付款，例如通过银行卡结账，那么两者之间可能没有时间间隔。卖方可以开具一份标记为"已支付"的单一文件，同时记录收费和付款。如果客户稍后付款，例如按照 [净 30 天付款条款](https://dodopayments.com/blogs/payment-terms-net-30) 签订的 B2B 合同，那么发票会先发出；如果之后开具收据，则会在转账到账后发出。 ## 发票与收据对比表 | 维度 | 发票 | 收据 | | -------------- | ------------------------------------------------------------- | ---------------------------------- | | 用途 | 要求付款 | 证明款项已经支付 | | 时间 | 付款之前（或销售发生时） | 付款之后 | | 显示的金额 | 应付金额 | 已付金额 | | 到期日 | 有，依据付款条款 | 没有，显示付款日期 | | 付款方式 | 列出可接受的付款方式 | 显示实际使用的付款方式 | | 法律和税务作用 | 销售的主要记录；如需退还进项 VAT，通常必须提供有效的 VAT 发票 | 购买凭证；支持费用申报和退货 | | 编号 | 唯一且连续的发票编号 | 收据或交易编号，通常会引用发票 | | 依赖它的一方 | 买方应付账款部门、卖方应收账款部门、税务机关 | 买方用于费用和保修，卖方用于对账 | | 卖方会计分录 | 借记应收账款，贷记收入（或递延收入） | 发票付款时：借记现金，贷记应收账款 | | 典型用途 | B2B 销售、合同、按付款条款计费的订阅 | 零售、银行卡结账、确认发票结清 | 会计分录这一行最能体现两者的区别。举例来说，假设你按净 30 天条款向客户开具了 $1,200 的发票。在开票日，你记录 $1,200 的应收账款。客户在 25 天后付款时，现金增加 $1,200，应收账款归零；这就是适合开具收据的时点。如果客户在结账时通过银行卡付款，那么两笔分录会同时发生，这也是为什么一份标记为已支付的文件可以同时发挥两种作用。 ## 发票必须包含哪些内容 具体要求因国家/地区而异，其中 VAT 管辖区的要求最为严格。作为实用的基本标准，一份完整的发票应包含： - "发票"一词（在法律要求时使用"税务发票"） - 来自连续编号序列的唯一 [发票编号](https://dodopayments.com/blogs/invoice-number) - 开票日期，以及在两者不同时注明供应日期 - 卖方的法定名称、地址和税务登记号（VAT、GST 或同等税号） - 买方名称和地址；对于相关的 B2B 销售，还应提供买方税号 - 每种商品或服务的描述、数量和单价 - 未税小计、税率、税额和应付总额，并注明币种 - 付款条款和到期日，例如净 30 天或收到即付 - 可接受的付款方式和付款说明 - 法律要求的任何备注，例如跨境 B2B 服务的反向征税声明 在欧盟和英国，如果 VAT 发票缺少卖方 VAT 号、连续编号或税额明细，通常无法作为买方申请 VAT 退税的有效凭证。这就是为什么这些字段在发票上的重要性远高于在收据上的重要性。 ## 收据应包含哪些内容 收据承担的任务更轻，因此检查清单也更短。一份合格的销售收据应包含： - "收据"或"付款收据"一词 - 收据或交易编号；如果存在关联发票，还应包含发票编号 - 卖方名称和联系方式 - 付款日期和时间 - 已购买的商品或服务及其金额 - 已付总额和包含的税费（最好单独列出税额） - 付款方式，例如"Visa 尾号 4242"、银行转账或 PayPal - 如果是部分付款，还应注明未付余额 对于通过一次转账结清多张发票的 B2B 付款方，买方通常会发送一份 [汇款通知](https://dodopayments.com/blogs/remittance-advice-guide-templates)，告诉你这笔付款涵盖哪些发票。你发回的收据则确认这笔款项具体抵扣了哪些项目。 ## 灰色地带：已付发票、税务发票和发票收据 大多数困惑都来自这里，因为同一份文件可能同时发挥两种作用。 ### 发票是收据吗？ 默认不是。未付款的发票只是一项付款请求，因此不能证明款项已经支付。但如果发票明确标记为已支付，并注明付款日期和方式，那么在大多数实际场景中，它就可以发挥收据的作用。许多企业将其称为"已付发票"，完全不再单独开具收据。 ### 已付发票与收据 区别主要在于完整程度。已付发票包含发票所需的全部字段（税号、连续编号、税额明细），并额外提供付款凭证。简单收据可能只有金额、日期和付款方式。因此，已付发票通常可以替代收据，但普通收据通常不能替代发票，尤其是在 VAT 方面。 ### 什么是税务发票？ "税务发票"是一些国家对符合其 VAT 或 GST 内容要求、因而支持进项税申报的发票所使用的术语。澳大利亚、新西兰、印度和新加坡都在 GST 场景中使用这一说法。关键不在于文件上的标签，而在于内容：卖方税号、税额以及其他必填字段。 一些国家还使用合并的"发票收据"文件，一些税制则允许小额零售交易使用简化发票。例如，英国允许零售供应使用简化 VAT 发票，含 VAT 金额最高为 GBP 250。在依赖简化格式之前，请先确认具体管辖区的要求。 ### 银行卡支付的 SaaS：通常一次兼具两种功能 当客户使用银行卡购买订阅时，扣款和付款会在同一秒发生。此时生成的文件既包含发票字段（编号、明细项目、税额明细、卖方和买方信息），也包含收据字段（已付金额、日期、付款方式）。对于银行卡支付的 SaaS，发票实际上就是收据；设计良好的计费系统只需为每笔交易生成一份合规文件。 ## 文件生命周期：从报价到退款 了解每种文件在销售流程中的位置会很有帮助。 ```mermaid flowchart LR A["Quote or proforma"] --> B["Invoice issued"] B --> C["Payment received"] C --> D["Receipt or paid invoice"] D --> E["Refund requested"] E --> F["Credit note or refund receipt"] ``` - **报价或形式发票。** 这是对将要计费内容的预览，不产生税务或会计影响。请参阅 [形式发票与发票的区别](https://dodopayments.com/blogs/proforma-invoice-vs-invoice)，了解何时使用形式发票。 - **发票。** 正式的付款请求。它会形成应收账款并确定纳税时点。 - **付款和收据。** 款项到账，收据（或已付发票）对其进行确认。 - **退款和更正。** 你绝不能编辑或删除已经开具的发票。相反，你应开具一份 [贷项通知单或贷项凭证](https://dodopayments.com/blogs/credit-memo)，冲销其中全部或部分金额；客户则会收到一份退款收据，显示退回的内容。 这一流程可以保持编号连续，并为审计人员提供清晰的记录链。 ## 税务、费用和 VAT 退税中的收据与发票 你需要哪种文件，取决于你的身份以及申报目的。 | 情况 | 需要的文件 | 原因 | | ------------------------ | ---------------------------- | ------------------------------------------------- | | 员工费用申报 | 收据（或已付发票） | 证明员工确实支付了这笔钱 | | 抵扣企业所得税费用 | 收据或已付发票，以及辅助记录 | 证明该费用已经发生并完成支付 | | 申请进项 VAT 或 GST 退税 | 有效的 VAT 或税务发票 | VAT 或 GST 制度通常要求合规发票，而不仅是付款凭证 | | 向供应商付款 | 发票 | 应付账款部门需要金额、条款和付款详情 | | 退货或申请保修 | 收据 | 购买凭证和购买日期 | | 对账付款和银行入账 | 收据和付款记录 | 将收到的款项与发票匹配 | VAT 这一行最容易让人混淆。一张显示你支付了 EUR 500 的银行卡签购单，并不能证明收取了多少 VAT，也不能证明是谁收取的。要申请 VAT 退税，企业通常需要一张显示供应商 VAT 号、税额和其他必填字段的发票。如果你向欧盟或英国企业销售，买方的 [VAT 号](https://dodopayments.com/blogs/what-is-a-vat-number)也很重要，因为根据反向征税规则，它可能决定是否需要收取 VAT。 ## 订阅中的发票和收据 订阅会成倍增加文件数量。每次续费都是一次新的销售，因此每次续费都需要单独的发票；每次成功扣款也都需要单独的付款凭证。 举例来说，一位客户使用每月 $49 的套餐并持续一年，最终应有 12 张独立发票，每个 [计费周期](https://dodopayments.com/blogs/billing-cycle) 对应一张发票，并分别拥有发票编号和税额计算。如果客户在周期中途升级，按比例计算的费用也应有单独发票。如果一次续费失败，并在三天后重试成功，发票应反映付款实际成功的日期。 手动处理这些工作无法扩展到少量客户以外的规模。这正是订阅企业转向 [SaaS 自动开票](https://dodopayments.com/blogs/automated-invoices-saas)的主要原因：计费系统会开具发票、记录付款并向客户发送邮件，无需任何人操作电子表格。客户也希望随时下载过去的发票，这能减少"可以重新发送我的收据吗"之类的支持工单。 ## Dodo Payments 如何处理发票和收据 Dodo Payments 是一家 [MoR（名义商户）](https://dodopayments.com/blogs/what-is-a-merchant-of-record)，这意味着 Dodo 是每笔交易的法定卖方，并使用自己的税务登记信息开具税务文件。根据 [发票生成文档](https://docs.dodopayments.com/features/invoice-generation)，实际流程如下： - **每笔成功交易一张发票。** 一次性购买和每次订阅续费都会自动生成发票，其中包含税额明细、客户信息和产品信息。你可以使用自己的 logo 和品牌名称为发票设置品牌样式。 - **包含收据详情的付款确认邮件。** 客户会收到一封确认付款的邮件，其中包含收据详情以及指向 Customer Portal 中该笔付款的链接。邮件不会直接附加 PDF 文件。 - **可下载的 PDF。** 商户可以在控制台的 Transactions，然后进入 Payments，下载发票 PDF。客户则可以从 [Customer Portal](https://docs.dodopayments.com/features/customer-portal) 的账单历史记录中下载。 - **指定国家/地区提供完整地址发票。** 澳大利亚、巴西、加拿大、法国、德国、意大利、荷兰、葡萄牙、西班牙、英国和美国的客户，可以从门户下载包含完整地址信息的发票；当当地规则要求发票上显示买方地址时，这一功能非常有帮助。 - **B2B 税号。** 买方可以以企业身份购买，并在结账时输入税号。税号有效时，发票会显示该税号；在法律适用的情况下，不会收取税费，发票也会标记反向征税。请参阅 [B2B 支付](https://docs.dodopayments.com/features/b2b-payments)。 - **退款收据。** 当你发起退款后，客户会收到一封"Refund Successful"邮件，其中包含 Refund Receipt，显示退款 ID、全额或部分退款类型、含应税金额和税额的退款金额、日期、方式和原因。商户可以在 Transactions，然后进入 Refunds，下载退款发票。详情请参阅 [退款文档](https://docs.dodopayments.com/features/transactions/refunds)。 如果你希望在自己的应用中添加"下载发票"按钮，[Get Invoice endpoint](https://docs.dodopayments.com/api-reference/payments/get-invoice) 会返回已完成付款对应的 PDF： ```typescript import DodoPayments from "dodopayments"; const client = new DodoPayments({ bearerToken: process.env.DODO_PAYMENTS_API_KEY, environment: "test_mode", }); // e.g. inside a "Download invoice" route handler export async function downloadInvoice(paymentId: string): Promise { const invoice = await client.invoices.payments.retrieve(paymentId); const pdf = await invoice.blob(); // application/pdf return new Response(pdf, { headers: { "Content-Type": "application/pdf", "Content-Disposition": `attachment; filename="invoice-${paymentId}.pdf"`, }, }); } ``` 由于付款已经成功，这份文件同时包含发票字段和付款凭证。 ## 发票和收据中的常见错误 - **把收据当作 VAT 发票。** 银行卡签购单或简单收据很少能支持 VAT 退税。请向供应商索取合规发票。 - **编辑或删除已开具的发票。** 更正应通过贷项通知单完成，而不是覆盖 PDF。删除发票会破坏编号连续性和审计记录链。 - **重复使用或跳过发票编号。** 连续且唯一的编号是许多 VAT 制度的要求，也是所有企业的基本控制措施。 - **在款项到账前发送收据。** 已发起的银行转账并不等于已经收到付款。应在资金到账后开具收据。 - **续费没有发票。** 每次订阅续费都是一次独立销售，需要单独的发票，而不是一份年度汇总。 - **忽略退款相关文件。** 没有匹配的贷项通知单或退款收据，退款会导致收入和税务数据被高估。我们的 [SaaS 退款管理](https://dodopayments.com/blogs/saas-refund-management)指南介绍了完整流程。 ## 常见问题 ### 收据可以代替发票吗？ 对于个人记录、退货以及大多数员工费用申报，可以。对于 B2B 应付账款以及 VAT 或 GST 退税，通常不可以，因为这些流程需要卖方税号、连续的发票编号和税额明细，而普通收据通常缺少这些信息。 ### 如果客户已经有一张已付发票，我还需要发送收据吗？ 通常不需要。一张明确标记为已支付、并注明付款日期和方式的发票已经可以证明付款。许多 SaaS 企业会针对每笔扣款开具一张已付发票，再发送一封付款确认邮件，而不是生成两份独立文件。 ### 销售收据和已付发票一样吗？ 两者有重叠，但并不完全相同。销售收据记录的是即时支付的销售，可能只有金额、日期和付款方式。已付发票则包含所有必填发票字段以及付款凭证，因此在税务场景中是更有力的文件。 ### 客户获得退款后，发票会怎样？ 原始发票保持开具时的状态。卖方会开具一张贷项通知单，冲销其中全部或部分金额；客户则会收到退款收据，确认退回的金额。这样可以保持编号和税务记录的一致性。 ### 收据是否应单独显示税额？ 这是一个良好做法，对于企业买方来说也通常是预期要求。单独显示应税金额和税额，可以让文件更便于记账，即使同时提供了完整的税务发票也是如此。 ## 结语 发票与收据的区别归结为一个核心概念：发票要求付款，收据确认付款已经完成。发票承担更重的法律和税务责任，尤其关系到 VAT 退税；收据则用于证明费用、退货和对账中的付款。对于银行卡支付的 SaaS，只要包含发票规则要求的全部字段，并通过贷项通知单和退款收据处理退款，每笔交易一张已付发票通常就能同时完成两项工作。 如果你不想自己构建这套文件流程，[Dodo Payments](https://dodopayments.com) 会为每笔成功付款和续费生成发票，发送付款确认和退款收据，并以你的 MoR（名义商户）身份处理税务。开票和税务管理已包含在标准费用中，你可以在 [定价页面](https://dodopayments.com/pricing)查看详情。 --- - [More Billing articles](https://dodopayments.com/blogs/category/billing) - [All articles](https://dodopayments.com/blogs)